Planowanie sukcesji: 5 prostych kroków

Planowanie sukcesji jest ważną strategią każdej firmy, zapewniającą długowieczność. Tworzy procesy, których należy przestrzegać w przypadku, gdy kluczowi pracownicy przejdą na inne stanowiska lub przejdą na emeryturę.

Co to jest planowanie sukcesji?

Planowanie sukcesji to ważna strategia biznesowa mająca na celu utrzymanie działalności w przypadku utraty kluczowych pracowników. Polega na określeniu kluczowych stanowisk w firmie, wymaganych umiejętności oraz pracowników, którzy w razie potrzeby mogą przejąć dane stanowisko.

Jeśli firma nie ma kwalifikujących się pracowników, planowanie sukcesji może również obejmować strategię zatrudniania mającą na celu znalezienie nowych talentów posiadających wymagane umiejętności.

Dlaczego planowanie sukcesji jest ważne?

Planowanie sukcesji jest ważne, aby zapewnić płynne przekazanie władzy na kluczowych stanowiskach w firmie. Niezaplanowanie tych zmian może narazić firmę na wiele zagrożeń. Oto kilka wyzwań, które mogą się pojawić bez strategicznego planowania sukcesji.

Utrata kluczowych informacji biznesowych

Jeśli krytyczne informacje biznesowe żyją wyłącznie w umyśle pracownika, jego utrata może oznaczać także utratę kluczowej wiedzy biznesowej. Na przykład utrata dyrektora finansowego może również oznaczać utratę wiedzy na temat strategii firmy mającej na celu budowanie kredytu biznesowego. W zależności od tego, jak istotne dla misji firmy były utracone informacje, mogą pojawić się poważne przeszkody.

Wyznaczenie niekwalifikowanego następcy

Częścią zarządzania firmą jest znajdowanie kandydatów posiadających umiejętności wymagane na danym stanowisku. Na przykład możesz nie chcieć, aby ktoś awansował na stanowisko dyrektora finansowego, jeśli nie rozumie podstawowych pojęć związanych z inwestowaniem. Wyznaczając dyrektora generalnego, firma może dobrze zrobić, jeśli znajdzie osobę z dyscypliną, wizją, zmysłem biznesowym i dużymi umiejętnościami interpersonalnymi.

Stracony czas na przygotowywanie nowego następcy

Oprócz znalezienia kompetentnego, wykwalifikowanego następcy, w idealnym przypadku plan sukcesji powinien również zawierać strategię przygotowania następców do pełnienia ich przyszłych ról z dużym wyprzedzeniem. Im lepiej przygotowani następcy mają przejąć ważne role, tym mniej czasu firma będzie marnować na szkolenia w okresie przejściowym.

Potencjalne zakłócenia przepływu pracy lub przerwy w procesach

Plany sukcesji powinny mieć na celu uniknięcie zakłóceń w normalnej działalności biznesowej. Może to obejmować nakreślenie planów przejścia na kluczowe stanowiska – np. powołanie tymczasowego dyrektora generalnego w czasie, gdy ostateczny następca przygotowuje się do pełnienia tej roli.

5 kroków do prawidłowego planowania sukcesji biznesowej

Ponieważ plany sukcesji mogą mieć kluczowe znaczenie dla długowieczności firmy, ważne jest, aby nauczyć się, jak prawidłowo je stworzyć. Skuteczny plan sukcesji można podzielić na pięć kroków opisanych poniżej.

1. Zidentyfikuj kluczowe role

Pierwszym krokiem podczas tworzenia planu sukcesji jest identyfikacja kluczowych ról, które firma będzie musiała obsadzić w przyszłości. Role wymagające planowania sukcesji można zidentyfikować na podstawie dwóch czynników:

1. Wrażliwość roli. Jeśli obecny pracownik odejdzie dzisiaj, czy firma ma kogoś, kto jest gotowy na skuteczne wkroczenie na to stanowisko? Jeśli nie, czy istnieje możliwość utraty ważnych informacji biznesowych wraz ze straconym pracownikiem?
2. Krytyczność roli. Jeśli stanowisko to nagle stanie się nieobsadzone, czy będzie to miało wpływ na jakąkolwiek działalność biznesową? Czy miałoby to wpływ na zdolność firmy do osiągnięcia swojej misji?

2. Zdefiniuj obowiązki i wymagania kwalifikacyjne na danym stanowisku

Po zidentyfikowaniu kluczowych ról, które należy uwzględnić w planowaniu sukcesji, kolejnym krokiem jest dokładne określenie kryteriów obsadzenia tej roli. Obejmuje to zrozumienie, jakie obowiązki obejmują tę rolę i jakie umiejętności sprawią, że pracownik będzie uprawniony do sprostania tym obowiązkom. Na tym etapie należy rozważyć kilka pytań:

• Jakie zadania pełni obecnie ta rola?
• Jakie umiejętności są obowiązkowe, aby pomyślnie wykonywać zadania na tym stanowisku?
• Czy nowy talent może nauczyć się tych umiejętności w pracy, czy też powinien je już posiadać?

Zrób listę kryteriów kwalifikacyjnych związanych z Twoją rolą, w tym umiejętności wymaganych i tych, które są pożądane, ale nie wymagane. Na tym etapie możesz także przeprowadzić burzę mózgów na temat konkurencyjnego wynagrodzenia na tym stanowisku.

3. Zidentyfikuj talent spełniający wymagania kwalifikacyjne

Po zdefiniowaniu wymagań kwalifikacyjnych na danym stanowisku kontynuuj planowanie sukcesji, identyfikując talenty, które mogą dobrze pasować do tej roli.

Obejmuje to wybranie osoby, która mogłaby tymczasowo objąć to stanowisko podczas wypełniania formalnego procesu aplikacyjnego. Obejmuje to także identyfikację obiecujących talentów w firmie, które mogłyby kwalifikować się do ubiegania się o stanowisko w momencie jego otwarcia.

Jeśli żaden pracownik w firmie nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych na to stanowisko, rozważ uwzględnienie tych umiejętności w przyszłym planie zatrudnienia Twojej firmy.

4. Stwórz plan rozwoju

Nie poprzestawaj na samym zidentyfikowaniu potencjalnych następców na kluczowe stanowiska w firmie. Zamiast tego bądź proaktywny, tworząc plany rozwoju dla tych pracowników, aby w razie potrzeby przygotować ich do pełnienia tej roli.

Może to obejmować zapisanie ich na kursy szkoleniowe online zawierające wskazówki dotyczące podatku od działalności gospodarczej i umożliwienie im pełnienia roli, jeśli obecny pracownik jest na urlopie.

5. Regularnie przeglądaj swój plan sukcesji i dostosowuj go w razie potrzeby

Po zidentyfikowaniu kluczowych ról i potencjalnych następców oraz przygotowaniu planów szkoleń i okresów przejściowych nadszedł czas, aby przejść do ostatniego etapu planowania sukcesji: regularnego przeglądu.

Oceniając swój plan sukcesji, rozważ następujące pytania, aby ocenić skuteczność swojej obecnej strategii:

• Czy masz talent na kluczowych stanowiskach, o którym ryzyko utraty jest umiarkowane lub wysokie?
• Ilu pracowników jest gotowych przejąć kluczowe role, jeśli zajdzie taka potrzeba?
• Czy potencjalni następcy potrzebują dodatkowego szkolenia, aby być bardziej gotowi?
• Czy potrzebujesz zatrudnić więcej talentów, aby wypełnić luki?

Podczas tworzenia planu sukcesji pomocne może być wykorzystanie oprogramowania, które skutecznie uporządkuje Twoje kluczowe role, potencjalnych następców i ogólne plany działania. Oto kilka narzędzi planowania sukcesji, które mogą Ci się przydać:

• Kooper. Oprogramowanie to pomaga firmom łączyć potencjalnych następców z obecnymi liderami i zapewnia platformę szkoleniową pomagającą rozwijać ich umiejętności.
• Motywacja. Motivosity pozwala liderom wystawiać poszczególnym osobom oceny gotowości na potencjalnych następców i przeglądać ogólny obraz planu sukcesji zespołu.
• Wykonaj podwórko. To narzędzie może pomóc Ci dostrzec przyszłe talenty poprzez śledzenie wydajności pracowników. Możesz także skorzystać z narzędzi przeglądu, zadając pytania takie jak: „Jaka jest Twoja wymarzona rola?” aby zobaczyć, gdzie mogą kryć się pasje pracowników.
• Kamień węgielny na żądanie. Dzięki Cornerstone OnDemand możesz włączyć wewnętrzne pozyskiwanie pracowników w celu wykrycia talentów w organizacji podczas obsadzania stanowiska. Możesz także skorzystać z Cornerstone Opportunity Marketplace, aby zapewnić pracownikom możliwości uczenia się i rozwoju.
• LudzieFluent. To narzędzie do planowania sukcesji może pomóc firmom zidentyfikować przyszłe talenty i rozwinąć ich umiejętności.
• Czynniki sukcesu SAP. Zarządzaj całościowo planowaniem sukcesji dzięki zaawansowanym i szerokim funkcjom tego narzędzia. Pomaga organizacjom identyfikować, rozwijać i zatrzymywać talenty.

Co dalej: Przygotuj podstawowy plan

Planowanie sukcesji może być procesem wymagającym zaangażowania, który może wymagać wkładu wielu interesariuszy. Aby uprościć proces, zawsze możesz zacząć od stworzenia podstawowego planu zawierającego jedynie wypunktowany widok kluczowych ról, potencjalnych następców i możliwych kolejnych kroków.

Gdy masz już podstawowy plan, możesz go rozszerzyć o bardziej wyrafinowane oprogramowanie do planowania sukcesji. Różne narzędzia odpowiadają różnym potrzebom, dlatego mądrym rozwiązaniem może być zbadanie kilku narzędzi przed dokonaniem inwestycji.